Информационно-справочная документация является неотъемлемой частью информационных систем и процессов. Она представляет собой специальные документы, которые помогают пользователям и специалистам ориентироваться в них, предоставляют правила, инструкции и другую необходимую информацию о системе.
Основные требования к информационно-справочной документации включают понятность, полноту, актуальность и удобство использования. Документация должна быть написана ясным и понятным языком, чтобы ее могли использовать как специалисты, так и неспециалисты в данной области. Также важно, чтобы информация была полной и содержала все необходимые указания, чтобы пользователи могли ориентироваться в процессах и устранять возможные проблемы.
Видео:Система информационно-справочной документацииСкачать
В полный список документов информационно-справочной документации входят: руководства пользователя, технические спецификации, справочники, инструкции по установке и настройке, документация по обновлению и изменению, а также другие дополнительные материалы, которые могут быть полезными пользователям или специалистам в процессе работы с системой.
Список информационно-справочной документации
| Наименование документа | Описание |
|---|---|
| Справочник | Документ, содержащий перечень и описание определенных объектов, терминов, справочных данных или инструкций. |
| Руководство пользователя | Документ, предназначенный для ознакомления пользователя с правилами использования и функциональностью какого-либо программного или аппаратного обеспечения. |
| Инструкция | Документ, содержащий пошаговые указания о порядке выполнения определенных действий или процедур. |
| Справка | Документ, содержащий дополнительную информацию или пояснения по определенному вопросу или теме. |
| Брошюра | Краткое иллюстрированное издание, содержащее информацию о продукте, услуге или организации. |
| Указания | Документ, содержащий указания или направления к действию. |
Это лишь некоторые из документов, которые могут составлять информационно-справочную документацию. Конкретный состав и описание документов может варьироваться в зависимости от организации или предметной области. Главной целью информационно-справочной документации является облегчение доступа к информации и предоставление пользователю необходимых справочных данных.
Основные требования к информационно-справочной документации
Информационно-справочная документация должна соответствовать определенным требованиям, чтобы обеспечить понятность и доступность ее содержимого для пользователя. Вот основные требования к информационно-справочной документации:
- Ясность и доступность. Документация должна быть написана простым и понятным языком, чтобы пользователь без труда мог осмыслить информацию, содержащуюся в документе. Важно избегать специфических терминов и сложных фраз.
- Структурированность. Документация должна быть логически структурирована и разбита на разделы и подразделы, чтобы пользователь мог быстро найти необходимую информацию. Использование заголовков и списков помогает улучшить структуру документа.
- Полнота и точность. Документация должна предоставлять всю необходимую информацию для успешного использования продукта или выполнения задачи. Важно удостовериться, что информация в документе актуальна и соответствует последней версии продукта или услуги.
- Релевантность. Документация должна быть связана с конкретным продуктом или услугой, чтобы пользователь мог применить полученные знания в практической ситуации. Использование примеров и иллюстраций может помочь сделать информацию более понятной и релевантной.
- Наглядность. Документация должна быть оформлена в эстетически приятном виде с использованием четкого шрифта, достаточного интерлиньяжа и рационального использования пространства. Важно также следить за правильным форматированием заголовков, списков и других элементов документа.
- Легкость навигации. Документация должна иметь удобную систему навигации, чтобы пользователь мог быстро переключаться между разделами и подразделами. Использование ссылок и оглавления может упростить процесс поиска нужной информации.
- Актуализация. Документация должна периодически обновляться и корректироваться, чтобы отражать изменения в продукте или услуге. Пользователь должен иметь доступ к последней версии документа и быть информированным о изменениях, внесенных в него.
Соблюдение этих требований поможет создать качественную информационно-справочную документацию, которая будет полезна и понятна для пользователей.
Документы, учитываемые в информационно-справочной документации
Информационно-справочная документация включает в себя различные виды документов, которые используются для предоставления информации, объяснения, справок и руководств пользователям. Вот некоторые из основных видов документов, которые применяются в информационно-справочной документации:
- Инструкции по эксплуатации. Эти документы содержат информацию о том, как использовать продукт или услугу, включая инструкции по установке, настройке и обслуживанию.
- Руководства пользователя. Руководства пользователя предоставляют подробную информацию о функциях и возможностях продукта или услуги, а также объясняют, как правильно использовать его.
- Справочники. Справочники содержат информацию, которая может быть полезна пользователям при возникновении вопросов или проблем. Они могут содержать примеры, инструкции или техническую информацию.
- Документация по программному обеспечению. Документация по программному обеспечению объясняет, как использовать определенное программное обеспечение, включая описание функций, инструкции по установке и настройке, а также решение проблем, связанных с программой.
- Технические спецификации. Технические спецификации содержат подробное описание характеристик и параметров продукта, таких как размеры, вес, электрические характеристики и т. д.
- Каталоги и брошюры. Каталоги и брошюры предоставляют общую информацию о продукте или услуге, включая его основные характеристики, преимущества и возможности.
Важно отметить, что документы информационно-справочной документации должны быть понятными и доступными для пользователей. Они должны быть написаны на понятном языке, содержать четкую структуру и быть легко читаемыми. Кроме того, они должны быть актуальными и содержать достоверную информацию.
📺 Видео
Урок 11. Информационно-справочные документы. Часть 1Скачать
Тема 5. Информационно-справочные документы - Документационное обеспечение управленияСкачать
Законодательные требования РФ по информационной безопасности 2023 | Алексей ЛукацкийСкачать
Делопроизводство: документы, классификация, документирование и документооборотСкачать
Тема 1. Документирование управленческой деятельностиСкачать
Урок 19. Организация работы с информационно-справочными документами.Скачать
Оформление информационно справочных документов.#видеоурокиСкачать
Правила оформления документов в организацииСкачать
Как собрать досье | пробив данных | информация о человекеСкачать
Урок 5. Правовые основы документационного обеспечения управления.Скачать
Документооборот ВЭД. Содержание документов, требования и распространенные ошибки экспортеров.СеминарСкачать
Информационно-справочные документы. Как оформлять письма по ГОСТ 7.0.97-2016Скачать
Документы при увольнении с 2023 - Елена ПономареваСкачать
ТОП 5 болезней с которыми не возьмут в армию в 2023. Как откосить от армииСкачать
5 обязанностей управляющей компании, о которых она умалчиваетСкачать
Оформление трудовых отношений в 2022 - 2023 годах: новые требования к документам, условию приемаСкачать
Главные документы на банкротство физических лиц! Инструкция по сборуСкачать
Как посчитать Льготный стаж. Досрочная пенсия.Скачать
Урок 14. Регистрация документов. Подписание и утверждение документов.Скачать
