Какие документы относятся к информационно-справочной документации: полный список и требования (2 видео)

Информационно-справочная документация является неотъемлемой частью информационных систем и процессов. Она представляет собой специальные документы, которые помогают пользователям и специалистам ориентироваться в них, предоставляют правила, инструкции и другую необходимую информацию о системе.

Основные требования к информационно-справочной документации включают понятность, полноту, актуальность и удобство использования. Документация должна быть написана ясным и понятным языком, чтобы ее могли использовать как специалисты, так и неспециалисты в данной области. Также важно, чтобы информация была полной и содержала все необходимые указания, чтобы пользователи могли ориентироваться в процессах и устранять возможные проблемы.

Видео:Тема 5. Информационно-справочные документы - Документационное обеспечение управленияСкачать

В полный список документов информационно-справочной документации входят: руководства пользователя, технические спецификации, справочники, инструкции по установке и настройке, документация по обновлению и изменению, а также другие дополнительные материалы, которые могут быть полезными пользователям или специалистам в процессе работы с системой.

Содержание

Список информационно-справочной документации
Основные требования к информационно-справочной документации
Документы, учитываемые в информационно-справочной документации
💥 Видео

Список информационно-справочной документации

Наименование документа	Описание
Справочник	Документ, содержащий перечень и описание определенных объектов, терминов, справочных данных или инструкций.
Руководство пользователя	Документ, предназначенный для ознакомления пользователя с правилами использования и функциональностью какого-либо программного или аппаратного обеспечения.
Инструкция	Документ, содержащий пошаговые указания о порядке выполнения определенных действий или процедур.
Справка	Документ, содержащий дополнительную информацию или пояснения по определенному вопросу или теме.
Брошюра	Краткое иллюстрированное издание, содержащее информацию о продукте, услуге или организации.
Указания	Документ, содержащий указания или направления к действию.

Это лишь некоторые из документов, которые могут составлять информационно-справочную документацию. Конкретный состав и описание документов может варьироваться в зависимости от организации или предметной области. Главной целью информационно-справочной документации является облегчение доступа к информации и предоставление пользователю необходимых справочных данных.

Основные требования к информационно-справочной документации

Информационно-справочная документация должна соответствовать определенным требованиям, чтобы обеспечить понятность и доступность ее содержимого для пользователя. Вот основные требования к информационно-справочной документации:

Ясность и доступность. Документация должна быть написана простым и понятным языком, чтобы пользователь без труда мог осмыслить информацию, содержащуюся в документе. Важно избегать специфических терминов и сложных фраз.
Структурированность. Документация должна быть логически структурирована и разбита на разделы и подразделы, чтобы пользователь мог быстро найти необходимую информацию. Использование заголовков и списков помогает улучшить структуру документа.
Полнота и точность. Документация должна предоставлять всю необходимую информацию для успешного использования продукта или выполнения задачи. Важно удостовериться, что информация в документе актуальна и соответствует последней версии продукта или услуги.
Релевантность. Документация должна быть связана с конкретным продуктом или услугой, чтобы пользователь мог применить полученные знания в практической ситуации. Использование примеров и иллюстраций может помочь сделать информацию более понятной и релевантной.
Наглядность. Документация должна быть оформлена в эстетически приятном виде с использованием четкого шрифта, достаточного интерлиньяжа и рационального использования пространства. Важно также следить за правильным форматированием заголовков, списков и других элементов документа.
Легкость навигации. Документация должна иметь удобную систему навигации, чтобы пользователь мог быстро переключаться между разделами и подразделами. Использование ссылок и оглавления может упростить процесс поиска нужной информации.
Актуализация. Документация должна периодически обновляться и корректироваться, чтобы отражать изменения в продукте или услуге. Пользователь должен иметь доступ к последней версии документа и быть информированным о изменениях, внесенных в него.

Соблюдение этих требований поможет создать качественную информационно-справочную документацию, которая будет полезна и понятна для пользователей.

Документы, учитываемые в информационно-справочной документации

Информационно-справочная документация включает в себя различные виды документов, которые используются для предоставления информации, объяснения, справок и руководств пользователям. Вот некоторые из основных видов документов, которые применяются в информационно-справочной документации:

Инструкции по эксплуатации. Эти документы содержат информацию о том, как использовать продукт или услугу, включая инструкции по установке, настройке и обслуживанию.
Руководства пользователя. Руководства пользователя предоставляют подробную информацию о функциях и возможностях продукта или услуги, а также объясняют, как правильно использовать его.
Справочники. Справочники содержат информацию, которая может быть полезна пользователям при возникновении вопросов или проблем. Они могут содержать примеры, инструкции или техническую информацию.
Документация по программному обеспечению. Документация по программному обеспечению объясняет, как использовать определенное программное обеспечение, включая описание функций, инструкции по установке и настройке, а также решение проблем, связанных с программой.
Технические спецификации. Технические спецификации содержат подробное описание характеристик и параметров продукта, таких как размеры, вес, электрические характеристики и т. д.
Каталоги и брошюры. Каталоги и брошюры предоставляют общую информацию о продукте или услуге, включая его основные характеристики, преимущества и возможности.

Важно отметить, что документы информационно-справочной документации должны быть понятными и доступными для пользователей. Они должны быть написаны на понятном языке, содержать четкую структуру и быть легко читаемыми. Кроме того, они должны быть актуальными и содержать достоверную информацию.