Основные документы делопроизводства: список и роль в нормативно-методической базе (2 видео)

Делопроизводство является неотъемлемой частью организационной работы в любой сфере деятельности. Оно подразумевает систематизацию и организацию документооборота внутри организации. Однако, чтобы установить порядок и принципы делопроизводства, необходимо опираться на нормативно-методическую базу, которую составляют основные документы.

Один из основных документов, определяющих порядок организации делопроизводства, это Положение о делопроизводстве. В данном документе содержатся основные положения, стандарты и требования к организации работы с документами внутри организации. Положение о делопроизводстве должно быть утверждено руководителем организации и служит основой для разработки и применения внутренних нормативных документов, регулирующих делопроизводство.

Другим важным документом, определяющим порядок организации делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству. В ней описывается порядок работы с документами, процедуры и методы организации документооборота, права и обязанности сотрудников, а также требования к оформлению и хранению документов. Инструкция по делопроизводству помогает выстроить четкую систему работы с документами и обеспечить документационное обеспечение всех процессов в организации.

Кроме того, нельзя обойти вниманием стандарты и рекомендации, которые также входят в нормативно-методическую базу делопроизводства. Стандарты и рекомендации разрабатываются на основе долгого исследования и анализа опыта работы с документами и позволяют оптимизировать процессы делопроизводства, повысить эффективность и качество работы организации.

Содержание

Основные документы нормативно-методической базы
Инструкции по делопроизводству
Общие положения
Учет документов
Оформление документов в делопроизводстве
Приказы и распоряжения
Утверждение порядка работы с документами
Организация делопроизводства в структуре организации
Распределение полномочий и ответственности
📸 Видео

Видео:Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.Скачать

Основные документы нормативно-методической базы

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят различные типы документов, которые регулируют данный процесс внутри организации. Эти документы обеспечивают единый подход к организации работы с документами, определяют правила и требования, которым должны соответствовать все сотрудники организации.

Основные документы нормативно-методической базы делопроизводства включают:

Положения о делопроизводстве – основной нормативный документ, который определяет цели и задачи делопроизводства, его организационную структуру и порядок работы с документами.
Инструкции по делопроизводству – документы, содержащие подробные инструкции и рекомендации по организации и ведению делопроизводства. Они определяют процедуры работы с документами, порядок их регистрации, хранения, передачи и уничтожения.
Приказы и распоряжения организации – документы, которыми утверждаются определенные правила работы с документами в организации. Они могут касаться утверждения порядка работы с документами, распределения полномочий и ответственности, организации делопроизводства в структуре организации и т.д.

Важно отметить, что эти документы должны быть разработаны и утверждены компетентными органами организации, а также должны регулярно обновляться и модернизироваться с учетом изменений в законодательстве и внутренних потребностей организации.

Эффективное использование основных документов нормативно-методической базы делопроизводства позволяет обеспечить результативность работы с документами, улучшение его качества и эффективности, а также снижение рисков связанных с неправильным ведением делопроизводства.

Видео:Документооборот в делопроизводствеСкачать

Инструкции по делопроизводству

В инструкциях по делопроизводству подробно описываются процедуры создания, регистрации, передачи, хранения, использования и уничтожения документов. Они также содержат информацию о требованиях к оформлению документов, правилах ведения учета, порядке утверждения и изменения документов. Инструкции могут включать в себя образцы форм, шаблонов и характеристики документов.

Основная цель инструкций по делопроизводству — обеспечить единообразное, структурированное и эффективное ведение делопроизводства в организации. Они помогают снизить вероятность ошибок, ускорить процессы работы с документами, а также облегчить контроль и надзор за выполнением задач в рамках делопроизводства.

У каждой организации могут быть свои собственные инструкции по делопроизводству, учитывающие ее специфику и особенности. Однако, в большинстве случаев, инструкции по делопроизводству включают такие разделы, как:

1	Общие положения
2	Учет документов
3	Оформление документов
4	Приказы и распоряжения
5	Утверждение порядка работы с документами
6	Организация делопроизводства в структуре организации
7	Распределение полномочий и ответственности

Обратите внимание, что конкретная структура и содержание инструкций могут различаться в зависимости от организации.

Инструкции по делопроизводству играют важную роль в обеспечении эффективной работы организации. Они помогают сотрудникам быстро и точно выполнять свои обязанности, а также способствуют сохранению и систематизации документов. Правильное применение инструкций по делопроизводству позволяет создать документооборот, отвечающий требованиям нормативных актов и обеспечивающий эффективное функционирование организации в целом.

Общие положения

Одним из важных аспектов общих положений является установление требований к качеству документов. Здесь определяются правила оформления документации, разработка шаблонов, стандартов, а также порядок их утверждения.

Также в разделе «Общие положения» прописываются основные правила по обработке документов. В частности, определяются требования к срокам рассмотрения и выполнения документов, порядок контроля исполнения, ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение документов.

Помимо этого, общие положения содержат информацию о порядке взаимодействия с другими структурными подразделениями организации в рамках делопроизводства. Также здесь могут быть предусмотрены правила сотрудничества с внешними организациями, если это необходимо для реализации основных целей и задач организации.

Общие положения являются основой для всех других документов, входящих в нормативно-методическую базу делопроизводства. Они обеспечивают единообразие и согласованность работы всех сотрудников и способствуют оптимальной организации делопроизводства в организации.

Учет документов

Основные задачи учета документов:

Определение количества поступающих и исходящих документов;
Контроль за соблюдением сроков рассмотрения и исполнения документов;
Формирование базы данных, содержащей информацию о документах и их состоянии;
Обеспечение оперативного поиска документов по различным параметрам (номер, дата, автор и т. д.);
Организация архивного хранения и учета документов;
Контроль за перемещением документов между структурными подразделениями организации;
Получение отчетов о ходе рассмотрения и исполнения документов.

Основными формами учета документов являются:

Журнал регистрации входящих и исходящих документов, в котором отражаются основные реквизиты документа (номер, дата, автор, получатель и др.);
Карточка учета документа, содержащая детальную информацию о каждом документе (содержание, исполнитель, сроки рассмотрения и исполнения и т. д.);
Электронная база данных, предназначенная для хранения информации о документах и обеспечения оперативного доступа к ним.

Учет документов подразумевает также ведение внутренней документации о работе с документами, такой как журналы поступления и передачи документов, служебные записки, протоколы проверок и т. д. Это необходимо для обеспечения прозрачности и контроля внутренних процессов в организации.

Важным аспектом учета документов является использование единой системы нумерации и классификации, которая позволяет структурировать и организовать документы для удобства их поиска и анализа. Такая система должна быть прозрачной и понятной для всех сотрудников организации.

Все вышеперечисленные мероприятия по учету документов позволяют эффективно управлять информационными потоками в организации, обеспечивая своевременное принятие решений и выполнение задач.

Оформление документов в делопроизводстве

Основными требованиями к оформлению документов являются:

Четкость и ясность структуры документа.
Соблюдение установленных норм и правил оформления.
Оформление документов в соответствии с установленными стандартами.
Правильное использование шрифтов, заголовков и абзацев.

Особое внимание должно быть уделено правильному оформлению заголовков, подзаголовков и параграфов документов. Заголовки должны быть ясными и информативными, чтобы пользователь сразу понимал содержание документа и его основную идею.

Также важным аспектом оформления документов является использование таблиц и перечней. Таблицы помогают систематизировать и структурировать информацию, а перечни позволяют представить перечень документов, материалов или действий в логическом порядке.

Внешний вид документов также играет большую роль. Они должны быть аккуратными, без исправлений и утверждений содержащихся в них. Также важно использование правильных шрифтов и размеров шрифта для обеспечения удобочитаемости текста.

Оформление документов в делопроизводстве является важным аспектом работы с документами. Правильное оформление обеспечивает удобство работы с ними и способствует эффективности делопроизводства в организации.

Видео:Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Приказы и распоряжения

В приказах указываются должности и фамилии лиц, ответственных за выполнение определенных заданий, а также сроки их исполнения. Распоряжения могут быть даны отдельным сотрудникам либо всему коллективу. Эти документы могут иметь различный характер, например, они могут содержать указания по распределению полномочий и ответственности или организации работы с документами.

В приказах и распоряжениях должны быть четко сформулированы задачи и цели, а также указаны основные этапы и последовательность выполнения работ. Они могут включать в себя также необходимые материалы и документы, которые требуются для выполнения задачи.

Приказы и распоряжения являются важными инструментами в организации делопроизводства. Они помогают сотрудникам организации понять, каким образом должны быть выполнены конкретные задачи, а также устанавливают правила и порядок работы в отношении документов.

Выполнение приказов и распоряжений является обязательным для сотрудников, и нарушение указанных в них требований может повлечь за собой дисциплинарные меры, вплоть до увольнения с работы.

Утверждение порядка работы с документами

Для утверждения порядка работы с документами необходимо разработать и утвердить соответствующий положение или инструкцию. В нем должны быть описаны основные этапы работы с документами, правила и порядок их регистрации, передачи, хранения и уничтожения.

Порядок работы с документами также включает определение ответственных лиц, которые осуществляют различные этапы работы. Это позволяет распределить полномочия и ответственность между сотрудниками организации, обеспечивает контроль над исполнением поставленных задач и осуществление эффективного документооборота.

Утверждение порядка работы с документами включает процесс согласования и утверждения самого положения или инструкции. Необходимо обеспечить участие всех заинтересованных структурных подразделений организации, чтобы учесть все специфические требования и особенности работы с документами в каждом из них.

Утвержденный порядок работы должен быть доступен для всех сотрудников организации и периодически анализироваться и обновляться в соответствии с изменениями в законодательстве и внутренними процедурами организации.

Организация делопроизводства в структуре организации

Основными задачами организации делопроизводства являются обеспечение правильной и своевременной обработки документов, создание единой системы учета и контроля за документооборотом, а также обеспечение доступа к документам для сотрудников организации.

Начальник отдела документационного обеспечения
Документоведы
Архивисты

Документооборот в организации осуществляется по определенным процедурам и с использованием специализированных программных и аппаратных средств.

В организации может быть создана специальная служба, ответственная за делопроизводство и документационное обеспечение. В этом случае она состоит из следующих подразделений:

Отдел документационного обеспечения, который отвечает за обработку и учет входящих и исходящих документов, а также за подготовку и оформление документов.
Отдел архивного обеспечения, который занимается организацией хранения и учета архивных документов.
Отдел контроля и аудита документооборота, который осуществляет контроль за соблюдением норм и правил делопроизводства в организации, а также аудит качества документооборота.

Организация делопроизводства в структуре организации также предусматривает установление должностных обязанностей и распределение полномочий между сотрудниками, ответственными за делопроизводство.

В целом, организация делопроизводства в структуре организации играет важную роль в обеспечении эффективного и надежного документооборота, что способствует улучшению работы всей организации в целом.

Распределение полномочий и ответственности

В рамках делопроизводства необходимо четко определить роли и обязанности сотрудников, работающих с документами. Одним из ключевых моментов является назначение ответственного лица или подразделения, которое будет отвечать за осуществление контроля над всеми процессами связанными с обработкой и хранением документов.

Определение полномочий и ответственности также включает в себя установление порядка взаимодействия между различными структурными подразделениями внутри организации. Это позволяет грамотно организовать процессы передачи документов, контроля и согласования между разными участниками делопроизводства.

Важно также предусмотреть механизмы обеспечения отчетности и контроля за исполнением полномочий и выполнением обязанностей. Для этого можно установить систему внутреннего контроля и аудита, проводить регулярные проверки и анализ результатов работы сотрудников.

Распределение полномочий и ответственности также помогает обеспечить эффективное использование ресурсов организации и сократить вероятность ошибок. Каждый сотрудник должен четко понимать свои обязанности и полномочия, чтобы качественно выполнять свою работу и несвоевременно реагировать на поступающие документы и запросы.

В итоге, правильное распределение полномочий и ответственности в делопроизводстве способствует эффективной работе организации в целом. Оно позволяет грамотно структурировать процессы обработки и хранения документов, обеспечить их безопасность и сохранность, а также улучшить качество обслуживания пользователей. Для достижения наилучших результатов следует регулярно рассматривать и анализировать систему распределения полномочий и ответственности, вносить необходимые коррективы и усовершенствования.